O sistema não apenas pode ajudar a saber quem está entrando no local, mas também fornece as ferramentas necessárias para tomar precauções para cada interação
Os sistemas de gerenciamento de visitantes (VMS) devem desempenhar um papel crítico na mitigação dos riscos do COVID-19, à medida que mais locais de trabalho começam a reabrir. O VMS não apenas pode ajudar a saber quem está entrando no local, mas também fornece as ferramentas necessárias para tomar precauções para cada interação.
Enviar convites por e-mail de pré-registro
Para garantir a segurança e mitigar os riscos para todas as pessoas em uma determinada vizinhança, o mundo está se movendo em direção a uma cultura de enviar um convite, de acordo com Brian Phillips, diretor de estratégia de segurança global da Traction Guest.”Para tornar isso realidade, a tecnologia precisa permitir que as empresas validem a identidade e pré-rastreiem funcionários e visitantes antes mesmo de entrarem no local de trabalho”, disse ele.
Hoje, muitos sistemas de gerenciamento de visitantes permitem o registro avançado de visitantes antes de chegar a uma instalação. Enviar um e-mail aos convidados antes da visita para revisar os procedimentos de saúde e segurança é uma forma de informar os visitantes sobre o que esperar na chegada. Por exemplo, os visitantes podem ser informados de que a triagem de temperatura pode ser feita assim que chegarem ao local.
“Ao fazer com que os visitantes se registrem com antecedência, você pode ajudar a limitar o contato entre eles e funcionários, além de ajudar a equipe de instalações a garantir que você não tenha excesso de capacidade, obtendo uma noção precisa de quantas pessoas estarão em seu escritório ao longo do dia ”, explica Matt Harris, chefe de tecnologia do local de trabalho da Envoy.
Pré-tela com perguntas de saúde e segurança
Como parte do processo de pré-registro, perguntas sobre a saúde e o histórico de viagens do visitante também podem ser abordadas. Isso pode ser feito no e-mail de convite e pode ser acompanhado durante o processo de registro no local. A adição dessa camada de proteção fornece aos gerentes de construção informações vitais para proteger suas instalações.
“Você também pode adicionar campos personalizados para cada visitante – visível apenas internamente – para permitir que seus hosts revisem e atenuem todos os riscos e procedimentos potenciais relacionados a essa visita. Dessa forma, você pode garantir que todas as visitas atendam aos requisitos de saúde e segurança da sua organização”, esclarece Gregory Blondeau, CEO da Proxyclick.
Blondeau enfatizou que, se uma empresa faz um bom trabalho examinando seus visitantes e sinalizando casos que precisam da atenção de sua equipe de segurança, pode facilmente evitar qualquer situação embaraçosa ou problemática que possa deixar uma impressão negativa em seus convidados.
Coletando informações para rastreamento de contato
Existe uma necessidade sem precedentes de rastreamento de contatos devido à atual pandemia COVID-19 e as soluções tradicionais de gerenciamento de visitantes estão bem posicionadas para ajudar.
Ian Lowe, diretor de marketing de produtos para soluções de gerenciamento de identidade e acesso da HID Global, observou como os sistemas de gerenciamento de visitantes de nível corporativo permitem que as organizações atenuem ainda mais os riscos, mantendo automaticamente uma trilha de atividade auditável.
A gravação de informações básicas de contato, como número de telefone e e-mail, é essencial para realizar o rastreamento preciso de contatos em relação a movimentos marcados pela hora. Essas informações permitem que os gerentes de construção entrem em contato com os visitantes no caso de serem expostos ao vírus enquanto estiverem no local.
Mantendo a privacidade dos dados
A coleta de todos esses dados, no entanto, deve ser atendida com uma forte consideração pela privacidade, sem ser excessivamente complicada ou onerosa para o usuário final. Se for, essas ferramentas não serão adotadas.
“Isso pode incluir a permissão de verificações de bem-estar em casa por meio de uma pré-tela, a fim de reduzir a necessidade de verificações mais invasivas no local, usando a tecnologia VMS para rastreamento de contato responsável sem monitorar cada movimento no espaço do escritório e fornecendo aos visitantes códigos QR para entrar sem contato ”, disse Harris.
De acordo com Phillips, configurar a experiência do visitante com perguntas sobre viagens recentes antes da coleta de informações de identificação pessoal (PII) garante que, antes que a pessoa seja identificada ou solicitada a fornecer seu nome, os administradores podem avaliar sua elegibilidade para entrar na instalação, mantendo padrões de alta privacidade.
Também é importante que os relatórios históricos que fornecem detalhes do visitante, incluindo localização e informações de contato, estejam em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e outros regulamentos de privacidade, acrescentou Lowe.
