Com o método, empresa se adaptou rapidamente ao cenário do novo coronavírus (Covid-19) e promoveu mudanças no formato de trabalho
De olho nas mudanças do mercado nacional e do setor de segurança, o Grupo Protege passou a apostar na metodologia ágil para ganhar mais dinamismo e desenvolver novos serviços e soluções para seus clientes, reagindo rapidamente as mudanças do mercado e elevando sua competitividade diante dos desafios da era digital.
A metodologia ágil é a base da operação de empresas líderes em todo o mundo, como Netflix, Spotify e Amazon. O conceito permite que as equipes obtenham respostas rápidas a cada etapa do projeto, aperfeiçoando as análises de como o trabalho poderá ser conduzido durante ciclos curtos de desenvolvimento.
Este modelo de trabalho foi fundamental para a adaptação do Grupo Protege ao cenário da pandemia do novo coronavírus (Covid-19). Em 2019, a empresa já tinha planejado a troca dos computadores e, com o novo mindset, a área de tecnologia conseguiu configurar e disponibilizar cerca de 600 notebooks em apenas quatro dias para que os funcionários das áreas administrativas começassem a trabalhar em home office.
“Havíamos planejado para o segundo semestre de 2020 a adoção de notebooks para todos os colaboradores, além da implementação de servidores virtualizados, mas ainda estávamos em piloto no primeiro trimestre. No final de fevereiro percebemos que a pandemia chegaria ao Brasil e antecipamos as decisões estratégicas para viabilizar, já em março, o novo modelo de trabalho remoto”, afirma Flavio Gaspar, diretor de TI do Grupo Protege.
Além disso, a empresa adotou reuniões diárias rápidas de até 15 minutos, conhecidas como daily, para manter a comunicação entre diretoria e presidência. O formato também foi adotado por outras áreas. “Ficamos distantes fisicamente, mas, ao mesmo tempo, mais próximos para tomada de decisões. Se alguma estratégia estivesse desviando do que planejamos, conseguimos com o método rapidamente ajustar o que erar necessário sem ter que esperar o término do processo para fazer essa avaliação”, afirma Jorge Tavares de Almeida, diretor de Recursos Humanos.
Outra mudança foi a redução do uso do papel. Documentos de faturamento, fiscais e financeiros agora estão completamente digitalizados, com todos os protocolos de segurança, e podem ser acessadas remotamente pelos colaboradores pelo sistema em nuvem. “A pandemia acelerou nossa transformação digital e introduzimos um sistema que veio para ficar”, completa Almeida.
Ágil em fases
A implementação da metodologia ágil no Grupo Protege está sendo realizada em fases. Começou com o setor de tecnologia, que já atua 100% no novo modelo de trabalho, e agora está no RH. Depois, o método será ‘escalado’ para as demais áreas da empresa. “O home office quebrou esse gelo e muitos perceberam que não há segredo algum nesse formato”, ressalta Almeida.
Com a metodologia implantada, a TI passou a direcionar esforços ao ciclo PDCA, um método interativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. Neste contexto, as soluções e/ou processos são desenvolvidos em ciclos curtos de experimentação via MVPs (Mínimo Produto Viável), em que é possível planejar, desenvolver, checar e corrigir o que for necessário rapidamente.
Gaspar ressalta a importância da participação dos colaboradores para que a nova cultura de trabalho seja implementada. “A metodologia funciona quando as pessoas entendem que todos os colaboradores, independente da área em que atuam, devem trabalhar juntos e engajados. Conseguimos adotar um modelo mais colaborativo em todos os projetos e passamos a construir juntos as soluções.”
